【保存版】PCフォルダ整理の教科書｜ファイル管理で作業効率UP

「フォルダがぐちゃぐちゃで、ファイルが見つからない」「整理してもすぐに散らかる」そんな悩み、ありませんか？

結論から言います。フォルダ整理には「型」があります。この型を知れば、一生散らかりません。

須崎自身、昔はデスクトップにファイルが散乱していました。でも、今日お伝えする方法を実践してから、どこに何があるか一瞬で分かるようになったんです。

今日は、フォルダ整理の教科書として、一生使える整理術をお伝えします。

フォルダ整理の3つの原則

これだけ守れば、絶対に散らからない：

1. 分類軸を決める – プロジェクト別、日付別、カテゴリ別
2. 階層は3つまで – 深すぎると探せない
3. 命名ルールを統一する – 日付+タイトル形式など

この3つを守るだけで、フォルダ整理は9割解決します。

おすすめフォルダ構成（コピペOK）

これをそのまま使ってください：

基本構成

マイドキュメント/
├── 01_進行中プロジェクト/
│   ├── プロジェクトA/
│   ├── プロジェクトB/
│   └── プロジェクトC/
├── 02_完了プロジェクト/
├── 03_テンプレート/
├── 04_資料・参考/
├── 05_個人/
└── 06_アーカイブ/

ポイント：番号を付けることで、常に同じ順番で表示されます。

プロジェクトフォルダの中身

プロジェクトA/
├── 01_企画書/
├── 02_資料/
├── 03_成果物/
├── 04_会議議事録/
└── 05_完成版/

ファイル命名ルール（これで探す時間ゼロ）

おすすめの命名規則：

日付を必ず入れる

形式：YYYYMMDD_タイトル.拡張子

例：

• 20250104_企画書_最終版.docx
• 20250104_議事録_定例会.pdf
• 20250104_見積書_A社.xlsx

メリット：並べ替えで時系列順に表示される

バージョン管理

形式：ファイル名_v1.拡張子

例：

• 企画書_v1.docx → 企画書_v2.docx → 企画書_最終版.docx

禁止事項：

• ❌ 企画書_新.docx → 何が新しいか分からない
• ❌ 企画書_最新.docx → 「最新」が複数できる
• ❌ 企画書_最終_最終_本当に最終.docx → カオス

整理する時間を決める（習慣化）

定期的に整理する時間を確保：

• 毎日5分：デスクトップのファイルを整理
• 週1回30分：ダウンロードフォルダを整理
• 月1回1時間：不要ファイルを削除・アーカイブ

コツ：金曜日の終業前にやると、週明けがスッキリします。

クラウドストレージの活用

おすすめのクラウドストレージ：

1. Google Drive
   • 無料で15GB
   • Googleドキュメントと連携
2. Dropbox
   • 同期が速い
   • バージョン履歴が便利
3. OneDrive
   • Office 365と連携
   • Windowsと相性抜群

使い分けのコツ：

• 仕事用：OneDrive（会社のOffice連携）
• 個人用：Google Drive（無料容量が大きい）
• 共有用：Dropbox（共有リンクが便利）

検索を活用する（フォルダを掘らない）

フォルダ整理よりも、検索を使いこなす方が早い：

Windows検索のコツ

• 種類:PDF → PDFファイルだけ検索
• 更新日時:今日 → 今日更新したファイル
• サイズ:>10MB → 10MB以上のファイル

Mac Spotlightのコツ

• kind:pdf → PDFファイルだけ
• date:today → 今日のファイル
• size:>10MB → 10MB以上

重要：ファイル名に検索しやすいキーワードを入れておくことが超大事です。

不要ファイルの削除（容量確保）

定期的に削除すべきファイル：

1. ダウンロードフォルダ – 1ヶ月以上前のファイルは削除
2. 古いバージョンのファイル – 最終版だけ残す
3. 重複ファイル – 同じファイルが複数ある
4. 一時ファイル – ~$で始まるファイルは削除

ツール：

• Windows：ディスククリーンアップ
• Mac：ストレージ管理
• サードパーティ：CCleaner、CleanMyMac

AIを活用したファイル整理の時短テクニック

AIを使ったファイル整理の活用例：

1. ファイル名の一括リネーム

ChatGPTやClaude等のAIに「このファイル名一覧を、YYYYMMDD_タイトル形式にリネームして」と依頼すれば、命名ルールに沿ったリネーム案を一瞬で作ってくれます。

• Excelやスプレッドシートにファイル名一覧を貼り付け
• AIに変換ルールを指示
• 一括リネームツール（PowerRename等）で適用

2. フォルダ構成の設計をAIに相談

「自分の仕事内容」「扱うファイルの種類」「チーム構成」をAIに伝えれば、最適なフォルダ構成を提案してもらえます。自分で考えるより、ベストプラクティスを踏まえた構成が手に入ります。

3. 重複ファイルの発見

ファイルが大量にある場合、重複ファイル検索ツール（Gemini for Mac、Duplicate File Finder等）を使えば、同じ内容のファイルを自動で検出してくれます。容量の節約にも効果的です。

4. Google Driveの「AIによる整理提案」

Google Driveでは、AIが自動でファイルを分類・提案してくれる機能が進化しています。「優先度の高いファイル」「最近使ったファイル」などが自動表示されるので、フォルダを掘らなくても目的のファイルにたどり着けます。

まとめ：一生使える整理術

ここまでの内容を整理します：

• 3つの原則 – 分類軸、階層3つまで、命名統一
• 基本フォルダ構成 – 番号付きで常に同じ順番
• 命名ルール – 日付+タイトル形式
• 定期整理 – 毎日5分、週1回30分、月1回1時間
• 検索活用 – フォルダを掘るより早い

フォルダ整理は、一度ルールを決めれば一生使えます。

完璧を目指さず、まず基本フォルダ構成を作ってみてください。30点でGO！

今日やること：デスクトップのファイルを、どこか1つのフォルダに移動する。それだけで最初の一歩です。

あなたも今日から、一生散らからないフォルダ整理を実現してみましょう。